Ucitel 2

Rôzne druhy listov, dokumentov, dokladov, ktoré denne potrebujeme pri práci v organizácii, spoločnosti, na každom úseku či oddelení, nazývame úradné písomnosti. Píšeme ich odborným administratívnym štýlom. V úradných písomnostiach presne, vecne, systematicky formulujeme myšlienky. V odbornom administratívnom štýle sú ustálené určité formuly, ktoré sa vyskytujú v písomnostiach každého druhu. Niekedy bývajú vopred vytlačené, upravené. Mnohé organizácie a firmy majú svoj vlastný formulár aj s predtlačou. Pri všetkých úradných písomnostiach treba dodržiavať určité pravidlá a predpisy.

Stavba listu má ustálenú štruktúru:

1.  Vonkajšie náležitosti:
-   záhlavie,
-   adresa príjemcu,
-   odvolacie údaje,
-   prílohy,
-   meno a funkcie podpisujúceho,
-   pečiatka,
-   identifikačné údaje.
2.  Vlastný list:
-   oslovenie,
-   jadro listu, vlastný text,
-   záverečné zhrnutie,
-   pozdrav.
V záhlaví listu sa uvádza presný názov a označenie organizácie, sídlo, činnosť, symbol,
logo, značka tradície, rôzne označenia a špecifické údaje. Záhlavie môže byť farebne zvýraznené a údaje vytlačené rôznymi typmi písma.
Adresa príjemcu môže byť na pravej alebo ľavej strane v hornej časti listu. Organizácie,  môžu na predtlačený papier vyznačiť miesto pre adresu rámčekom alebo bodmi. Adresu na ľavej strane píšeme na zvislici ako ostatný text. Pri použití okienkovej obálky musíme adresu písať na pravú stranu.
Odvolacie údaje sú predtlačené v jednom riadku pod adresou. Sú to:
VÁŠ LIST ČÍSLO / ZO DŇA
NAŠE ČÍSLO
VYBAVUJE / LINKA
MIESTO ODOSLANIA - býva vytlačené mesto, miesto
DÁTUM - píšeme pod miesto odoslania
VEC - stručný, výstižný obsah listu
Všetky odvolacie údaje píšeme vždy pod prvé písmeno predtlače. V dátume píšeme deň arabskou číslicou, mesiac slovom. Medzi údajmi vynechávame medzeru.
Prílohy k listu píšeme na ľavej strane päť riadkov pod textom. Môžeme ich vypísať, alebo len číselne označiť.
Meno a funkciu podpisujúceho vypíšeme presne s uvedením titulu. Pod napísané meno príde podpis. Pečiatku dávame nad meno. Podpis nemá prechádzať cez pečiatku, aj keby bol nečitateľný.
V identifikačných údajoch uvádzame napr. bankové spojenie, IČO, DIČ, TELEX, FAX, internet a pod.
Vlastný text listu začíname oslovením. V úvodnej časti krátko opíšeme dôvod písania listu. Jednotlivé časti členíme do odsekov. Dôležité údaje v liste zvýrazníme alebo napíšeme na samostatný riadok. V záverečnej vete vyslovíme poďakovanie a očakávanie ďalšieho riešenia.
Pozdrav je krátky, môže to byť jednoduchá veta - podľa spoločenských zvyklostí.
Ak list podpisujú dvaja pracovníci, funkčne vyšší pracovník sa podpisuje na ľavú stranu.
Ak ten istý list posielame na vedomie viacerým adresátom, musíme ich mená či názvy vypí­sať na ľavú stranu listu ako prílohy.

ZÁSADY PÍSANIA LISTU

Zásada logickosti. Každú úradnú písomnosť odporúčame napísať na nečisto ako koncept, ktorý upravíme z vecnej a pravopisnej stránky a potom napíšeme ako „čistý" list podľa uvede­nej štruktúry. Tak sa môžeme vyhnúť neželaným omylom a nedorozumeniam.
Zásada štylizácie. Píšeme krátke, výstižne vety, aby bol text prirodzený, jasný. Cudzie slová používame len v nevyhnutných prípadoch, ak nemáme adekvátny slovenský výraz. Text môže byť dôrazný, nie však urážlivý, vulgárny.
Zásada jazykovej správnosti. Pri písaní listu musíme ovládať pravopis jazyka, v ktorom list píšeme. Dbáme na všetky pravidlá a predpisy, hlavne na interpunkčné znamienka, ktoré by mohli zmeniť zmysel vety. V písomnosti nesmú byť gramatické ani pravopisné chyby.
Zásada hospodárnosti. Úradný list píšeme len vtedy, keď je to naozaj nevyhnutné. Napísanie listu a odoslanie stojí veľa času a peňazí. Prax ukázala, že sa dá korešpondovať pomocou jednoduchšej formy písomného styku, napr. použitím formulárov.
Zásada jednotnosti. Zjednotenie a uľahčenie práce v úradnom písomnom styku upravujú normy:

STN 01 6910 - Pravidlá písania a úpravy písomnosti
STN 88 6101 - Predtlač listových papierov na úradné listy

Zásada vzornej úpravy. Úradný list je vizitkou nielen pracovníka, ktorý ho píše, ale reprezen­tuje organizáciu, spoločnosť, firmu, podnikateľa. Musí byť napísaný na čistom, nepoškodenom papieri, nemali by v ňom byť preklepy, opravy, prečiarknuté chybné údaje alebo gumovanie.

DRUHY ÚRADNÝCH PÍSOMNOSTÍ

Medzi najčastejšie druhy úradných písomností patria:

-    žiadosti občanov, firiem, organizácií,
-    sťažnosti občanov, firiem, organizácii,
-    pripomienky občanov, firiem, organizácii.

Všetky majú charakter riadnej úradnej písomnosti. Píšu sa na list formátu A4, pričom sa dodržujú všetky náležitosti podľa STN 01 6910.

Samostatnou, zvláštnou skupinou písomností sú osobné listy. Píšeme ich pracovníkom, spolupracovníkom k významným životným jubileám, pracovným a životným udalostiam, k ukon­čeniu štúdia, dosiahnutiu mimoriadneho úspechu a pod. Treba ich koncipovať zodpovedne, sta­rostlivo, pretože zostávajú trvalou spomienkou na pamätnú udalosť v živote. Sú odrazom medzi­ľudských vzťahov v kolektíve, sú ocenením kvalít jednotlivca a dodávajú potrebné sebavedomie, vyjadrujú vďaku a prispievajú k rozvoju osobnosti človeka. Môžeme ich rozdeliť na

1. blahoprajné k:

                -   významnému životnému jubileu,
                -   ukončeniu štúdia,
                -   získaniu zvláštneho ocenenia,
                -   zvoleniu do funkcie,
                -   sobášu, narodeniu dieťaťa a pod.;

 2. ďakovné pri:

       - odchode do dôchodku,
       - prechode na iné pracovisko,
       - splnení mimoriadnych úloh a pod.;

3. sústrastné pri úmrtí spolupracovníka pozostalým;

4. odporúčacie:  - pre štúdium pracovníka,
                          - pri odchode na iné pracovisko;

5. pozývacie: - na výročné stretnutia,
                     - na mimoriadne zasadnutia organizácie, firmy,
                     - na výstavy a pod.;

6. ospravedlňujúce za neúčasť na pozvanie.

 Osobné listy sa píšu na zvláštnom papieri s osobitnou úpravou. V záhlaví je uvedené meno ja funkcia zodpovedného riadiaceho pracovníka a plný názov organizácie, za ktorú list píšeme. adresa príjemcu je v dolnej časti listu na ľavej strane.

ŽELEZIARNE111 PODBREZOVÁ,Kolkáreň 35.   976 81 Podbrezová as.

 Doporučene

Váš list číslo/zo dňa

Vec: ponuka  oceľových rúrok

Vybavuje jančarová/242/- Ja                             podbrezová 10.   mája  2003

Vážený pán riaditeľ,

dovoľujeme si Vás upozorniť, že máme na sklade dostatočné

množstvo oceľových rúrok rôznych rozmerov a kvality.

Vám, ako dlhoročným obchodným partnerom ponúkame tieto nevyužité

zásoby našich finálnych výrobkov, podľa priloŽeaóha cenníka si

môžete vybrať pre Vás vyhovujúce rúrky, ktoré môžu byť vhodným

materiálom pre VaSu výrobnú činnosť.

Veríme,   že si z našej bohatej ponuky vyberiete a potrebné  rúrky si objednáte.

S  pozdravom                                                                       Ján Kyseľa 

                                                                                          vedúci  odbytu  

Železiarne podbrezová

Príloha

Na  vedomie Sklad rúrok
 

Telefón/Fax         Bankové spojenie     IČO       E-mail       Internet

Herka, výrobné družstvo, Rázusova _162,_ 083 01  Sabinov
■    písmo veľkosť 12
■    2r
Doporučene
■    2r
Drevokombinát Šariš akciová spoločnosť
Mokrá 24
080 11 Prešov 1
■    3r
Váš list/zo dňa         Naše číslo                       Vybavuje/linka                         Sabinov

0012                           Bc.   J.  Barejová                     4. októbra 2002
0907 369 258 
■        1r
Vec
Žiadosť o odber odpadového dreva
■    2r
Vážený pán riaditeľ,
■        1r
dozvedeli sme sa od obchodného partnera, že Váš podnik má možnosť ponúknuť odrezky z bukového a dubového dreva.
■        1r
Mali by sme záujem odkúpiť spominaný materiál a to konkrétne najmenši materiál s rozmerom 40 x 20 cm. Z odrezkov vyrábame miniatúrne modely z dreva. Oznámte nám, prosim, záväzné- dodacie a platobné podmienky. Jedná sa asi o 6 vagónov ročne.
■        1r
 Očakávame Vašu ponuku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
■        1r
S pozdravom
■    -
■    3r   do pečiatky

■    Príloha:
K menu 8 r ???

Herka
Sabinov
■        1r
podpis Tkáč
■        1r
Ing. Karol Tkáč

      vedúci                          zásobovania